Você já sentiu como se as horas do dia não fossem suficientes para fazer tudo o que você precisa? Para otimizar a sua rotina veja algumas ferramentas úteis que podem te ajudar a organizar e aproveitar mais o seu dia a dia.
Com um mercado extremamente competitivo, é normal que os profissionais acumulem muitos afazeres. Afinal, é preciso atender a muitas demandas. Ainda bem que, para conseguir encarar os desafios diários, existem algumas ferramentas que ajudam no aumento da produtividade e gestão de tempo.
Vale lembrar que o excesso de tarefas pode comprometer o seu rendimento no trabalho e nos estudos. Isso porque ao contrário do que muitos pensam, profissionais conhecidos como “multitarefas”, não são tão produtivos assim.
Por isso, é importante compreender que não adianta querer fazer o máximo de tarefas. E sim, focar em fazer da melhor forma possível o que precisa ser feito hoje. Ser realista com as necessidades e com a sua real capacidade. E principalmente: entender que tudo é uma questão de foco e prioridade!
Ferramentas on-line auxiliam profissionais “multitarefas”
Segundo um estudo da Universidade de Utah, somente 2,5% das pessoas conseguem realizar, com qualidade, várias tarefas ao mesmo tempo. Ainda de acordo com a pesquisa, os 97,5% restantes, se consideram frustrados ao perceberem que não conseguem se dedicar 100% a tudo.
Portanto, já deu para perceber que é preciso saber controlar o tempo dedicado às atividades do dia, evitando assim, que compromissos importantes sejam deixados para depois.
Como a maioria dos profissionais, atualmente, está no home office, a concentração em casa pode estar sendo um desafio. Mas, embora o lar apresente diversas distrações, com as ferramentas certas, você pode otimizar o seu tempo, o seu trabalho e estudos.
Ferramentas para otimização do tempo
Em primeiro lugar, não adianta acumular um zilhão de coisa para fazer. Lembre-se que também é preciso descanso e foco. Portanto, concentre-se em uma coisa de cada vez. Ao fazer isso as suas atividades serão melhor desempenhadas e seus resultados mais significativos.
Especialistas na área de psicologia acreditam que desenvolver muitas tarefas ao mesmo tempo, não é nada benéfico para o nosso emocional, e consequentemente, para o nosso físico e profissional. Sendo assim, algumas ferramentas online podem te ajudar controlar melhor seu tempo.
Veja algumas delas logo abaixo.
1 – Planners
Se você não tem o hábito de utilizar uma agenda, esse pode ser o primeiro passo para otimizar o tempo de trabalho e estudos. Além de funcionarem como calendários anuais e mensais, os planners oferecem a você diversas opções de controle do tempo. Com listas, sugestões de atividades e espaço para anotações, você consegue ter uma vista geral do seu dia e da sua semana.
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2 – Anotações online
O Evernote é a ferramenta ideal para guardar as suas ideias na palma da mão. Com esse aplicativo você pode salvar notas de textos, vídeos, fotos e até mesmo áudios. E o melhor, você pode acessar o app de onde estiver.
Em reuniões de trabalho ou de estudos, é muito importante realizar anotações que serão utilizadas depois. Nesse caso, o Evernote te ajuda a manter tudo organizado em notas ou listas, por exemplo. Além disso, você ganha tempo ao compartilhar documentos, uma vez que o aplicativo conversa com computadores, tablets e celulares.
3 – Break Timer
Provavelmente você já ouviu falar na estratégia Pomodoro, para a otimização do tempo e aumento da produtividade. Basicamente essa técnica consiste em fazer intervalos de 5 minutos a cada 25 minutos de trabalho. Após um ciclo de 4 pomodoros, o intervalo é de 30 minutos. Ao fazer isso, o italiano Francesco Cirillo, criador do conceito, notou um aumento considerável em seu rendimento.
Com um viés parecido, o Google Chrome oferece uma ferramenta capaz de controlar o tempo dedicado ao trabalho, além de emitir lembretes para pausas. O Break Timer, permite que você personalize a quantidade de disparos e o tempo da pausa, evitando assim estresse, cansaço e fadiga.
4 – AutoControle
Outra ferramenta disponível no Google Chrome é a extensão AutoControle. Com ela você pode bloquear determinados sites, além de controlar o tempo que certas páginas podem ficar abertas. Assim, você consegue se concentrar mais no trabalho, não se distraindo com as redes sociais, por exemplo.
Ferramentas para otimização das atividades
5 – Todoist
Ao longo do dia nossa tendência é acumular muitas atividades. E justamente com o objetivo de te ajudar a organizar essas tarefas, a ferramenta Todoist oferece um jeito simples de ordenar as suas responsabilidades.
Por meio de listas você pode elencar todos seus afazeres diários, podendo se concentrar em cada um deles com calma. Além disso, você pode integrá-lo a outras ferramentas de armazenamento em nuvem, o que facilita na hora de checar as atividades.
6 – Trello
Da mesma maneira que o Todoist, o Trello também funciona com listas. A diferença está na possibilidade em criar cards coloridos e identificá-los de acordo com seu status de produção como “em andamento” e “concluído”, por exemplo.
Com a ferramenta você pode organizar as tarefas do trabalho ou faculdade, inserindo imagens e documentos, além de poder compartilhar com sua equipe o quadro de atividades. O Trello é compatível em computadores e celulares com sistemas Android e iOS.
7 – Wunderlist
Seguindo a vibe de listas, o Wunderlist oferece a você a oportunidade de criar diversas listas e subdividi-las em listas menores. Com esse recurso, você pode ter uma melhor visualização de suas atividades diárias. Desse modo, a ferramenta é ideal para quem deseja organizar os compromissos, sem perder os detalhes pertinentes de cada tarefa.
Além disso, você pode atribuir para cada atividade, um prazo de entrega diferente. Outro destaque dessa ferramenta, é o fato de de que você pode marcar as tarefas como prioridade.
Embora essas ferramentas sejam grandes parceiras em nosso dia a dia, lembre-se que a disciplina para que elas funcionem depende exclusivamente de você. Use essas dicas para organizar melhor as tantas atividades diárias e não se esqueça de separar um tempo para descansar e tomar água!