A pandemia mudou alguns hábitos na nossa rotina. Por estarmos separados fisicamente aumentou a necessidade do uso de ferramentas de videoconferências. Desse modo, aulas puderam ser mantidas e trabalhos assegurados. Mas e aí, será que você tá mandando bem nas chamadas?
As videoconferências já fazem parte do cotidiano de milhões de pessoas no Brasil e no mundo. Essa nova realidade torna possível uma maior otimização do seu tempo e permite que você tenha controle sobre as suas responsabilidades, desde que você entenda como utilizar as ferramentas a seu favor. É importante lembrar que alguns recursos podem melhorar o desempenho das vídeochamadas no computador ou dispostivo. Além disso, existem algumas regras de conduta que são importantes e que vão colaborar não somente no desenvolvimento da chamada, mas também na sua imagem pessoal e profissional. Em resumo, seja para trabalho ou para assistir aulas, as reuniões on-line serão cada vez mais utilizadas. Portanto, você precisa adaptar-se ao formato e tirar o melhor dele.
Como melhorar a sua participação em videoconferências
Inicialmente, os encontros de trabalho ou de qualquer outra natureza, envolviam um grupo de pessoas, grande ou pequeno, às vezes um coffee break, mas sempre muito olho no olho. No entanto, da noite para o dia as coisas mudaram. Vivemos um momento complexo em que foi necessário muita adaptação. A sala de reuniões passou a ser o escritório particular, quarto ou a sala de casa. O grupo de pessoas passou a ser telinhas no computador. E coffee break até continua, porém, na geladeira da cozinha.
Entretanto, por mais que sua a casa seja confortável e a tendência seja relaxar, é preciso manter a postura profissional na hora de conversar por videoconferências com os colegas de trabalho. E se você é aluno, saiba que seu posicionamento durante as aulas também está sendo observado pelos professores, e consequentemente, seu networking está sendo nutrido.
Preocupados em te ajudar a melhorar suas videoconferências, preparamos algumas dicas valiosas que vão ser úteis para a sua próxima reunião. Veja só!
1 – Cuidado ao fazer anotações
Você já reparou no “tique tique tique” que o teclado faz ao ser tocado? Pois é, esse barulhinho inofensivo pode atrapalhar sua reunião e ainda te deixar com uma péssima imagem. Isso porque o seu chefe, gerente, ou até mesmo outros participantes, podem pensar que você não está prestando atenção ao que está sendo discutido. Caso seja preciso anotar algo, utilize o tradicional papel e caneta, ou então, lembre-se de desabilitar o microfone ao digitar.
2 – Olhe nos “olhos”
Ainda que seja pela webcam, é muito importante você encarar as pessoas em seus olhos. Esse ato transmite segurança e confiança ao falar ou explicar alguma ideia. É muito comum olharmos para o nosso próprio rosto quando estamos no vídeo, mas ao participar de uma videoconferência, lembre-se que você está sendo observado. Assim, quando chegar o seu momento olhe diretamente para a câmera.
3 – Comida, é na cozinha
Ao estar trabalhando em casa, evite comer no meio da reunião. Por mais que o cheiro da comida esteja ótimo, pense que você está em seu horário de trabalho. Além de demonstrar falta de atenção no assunto discutido, comer em meio a videoconferência pode ser desagradável para os outros participantes, uma vez que estarão todos observando você mastigando e com a boca cheia.
4 – Cuidado com os ruídos
Certifique-se de que você não será interrompido ao começar a sua reunião. Como estamos em casa, é possível que alguns imprevistos possam dificultar o processo. Sendo assim, deixe o celular no silencioso e busque estar em um local bem iluminado. Se estiver em um escritório, tenha a certeza de que ninguém irá entrar de surpresa. Afinal, não queremos repetir o mesmo erro do professor de Relações Internacionais, Robert Kelly.
5 – Se for preciso sair, avise
Se for possível permanecer até o final da videoconferência, permaneça! Embora você não esteja presente fisicamente, sua participação na reunião é importante. Por isso, caso seja necessário sair por algum motivo, espere o momento ideal e avise ao anfitrião. Se for uma reunião com muitas pessoas e não puder pedir a fala, avise algum colega por mensagem.
6 – A tecnologia pode nos trair
Sempre é bom ter um plano B para eventuais contratempos que possam aparecer. Se você for o anfitrião da videoconferência, certifique-se com antecedência de que todos os aparelhos estão funcionando corretamente. Teste sua webcam, microfone e computador. Caso seja necessário compartilhar algum arquivo, abra-os antes de enviá-los e confira se está tudo como você planejou. Ao final da reunião, verifique se a conexão de chamada foi encerrada, antes de voltar às suas atividades.
7 – Apresente-se bem
Mesmo estando em casa, manter a postura profissional é importante para que você consiga desempenhar bem as suas responsabilidades. Acordar cedo, vestir-se bem e organizar as atividades, fazem parte do home office e das videoconferências. Em outras palavras, não entre em uma reunião deitado, de roupas informais ou com outras pessoas ao lado. Ao manter a postura profissional, você estará passando mais credibilidade aos seus chefes e colegas de trabalho.
De maneira geral, é preciso ter em mente que mesmo de forma virtual, os encontros por videoconferências são importantes e possuem o mesmo peso das reuniões presenciais. Sendo assim, manter a compostura e saber se portar ante a webcam, é sem dúvida, uma tarefa a ser dominada pelos profissionais que vivem esse contexto.